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第一条 发文管理
(一)协会发文使用两个文号,即“闽水协”和“闽水协秘”。“闽水协”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号须加盖协会印章。“闽水协秘”是以秘书处的名义发出的文件,主要适用于秘书处、各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖秘书处印章。
(二)协会发文执行登记制度,由秘书处专人负责。
(三)秘书处负责对文件起草、校对以及文件的文号编发、承印等工作。
(四)以协会名义发出的各类文件需经本会会长或会长授权人签发。以秘书处名义发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第二条 收文管理
(一)各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
(二)收文登记要注明来文单位、发文字号、编号、标题、密级、份数、收文时间。
(三)秘书处根据来文来函的保密等级报秘书长或协会领导阅批。
(四)文件传阅过程中,若领导有批示意见,应认真登记并及时按批示意见办理。
第三条 清理归档
(一)每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
(二)每次换届后清理一次协会文件,留存文件和有保存价值的材料,要及时做好立档工作。
第四条 附则
本制度经2015年10月13日会长办公会通过生效。