第一条  发文管理

（一）协会发文使用两个文号，即“闽水协”和“闽水协秘”。“闽水协”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号须加盖协会印章。“闽水协秘”是以秘书处的名义发出的文件，主要适用于秘书处、各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖秘书处印章。

（二）协会发文执行登记制度，由秘书处专人负责。

（三）秘书处负责对文件起草、校对以及文件的文号编发、承印等工作。

（四）以协会名义发出的各类文件需经本会会长或会长授权人签发。以秘书处名义发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第二条  收文管理

（一）各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

（二）收文登记要注明来文单位、发文字号、编号、标题、密级、份数、收文时间。

（三）秘书处根据来文来函的保密等级报秘书长或协会领导阅批。

（四）文件传阅过程中，若领导有批示意见，应认真登记并及时按批示意见办理。

第三条  清理归档

（一）每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

（二）每次换届后清理一次协会文件，留存文件和有保存价值的材料，要及时做好立档工作。

第四条  附则

本制度经2015年10月13日会长办公会通过生效。